Kućna arhiva vječna je zagonetka za svaku obitelj: putovnice, potvrde, ugovori, jamstveni listovi uvijek su izgubljeni, zgužvani, prljavi ili zalijepljeni.
Standardne kuverte i fascikli s vezicama često samo pogoršavaju kaos, jer se sadržaj ne može vidjeti a da se sve ne potrga, javlja dopisnik HERE NEWS.
Snalažljivi uredski djelatnici odavno su prenijeli principe uredskog rada u svakodnevni život, a rezultat je premašio očekivanja. Obične prozirne datoteke za umetanje u uobičajenu mapu stvaraju pravu čaroliju s dokumentima.
Fotografija: Pixabay
Svaki list je u zasebnom prozirnom džepu, zaštićenom od prašine, masnih prstiju i slučajnog prolijevanja. U isto vrijeme, da biste pronašli papir koji vam je potreban, ne morate listati hrpu – sve je vidljivo na prvi pogled kroz prozirnu plastiku, kao u izlogu.
Glavna prednost datotečnog sustava je nemogućnost spajanja dokumenata. Vjenčani ili rodni listovi otisnuti na papiru s markicama imaju tendenciju da se lijepe zajedno kada se slože, posebno u vlažnim klimatskim uvjetima, a sloj tinte trpi kada ih pokušavate odvojiti.
U dosjeima svaki dokument živi svoj život, bez kontakta sa susjedima, i desetljećima ostaje u savršenom stanju. To se posebno odnosi na jamstvene kartice i račune koji se uvijek gube kada se oprema pokvari već sljedeći dan nakon isteka jamstva.
U datotečnom sustavu ih možete razvrstati u kategorije: mali kućanski aparati, veliki kućanski aparati, elektronika te direktno na datoteku zalijepiti naljepnicu s datumom isteka jamstva. Tada pronalazak pravog papira traje minutu, a ne sat panike.
Za putovnice i druge vrijedne dokumente koje je potrebno rijetko izvaditi, datoteke su također prikladne, ali je bolje koristiti dvostruku zaštitu: prvo u datoteku, a zatim u mapu s patentnim zatvaračem. Ova metoda osigurava da čak i ako dođe do poplave od strane susjeda odozgo, voda neće doći do najvažnijih papira, a plastika neće dopustiti da postanu vlažni i pljesnivi, kao što se često događa u običnim kuvertama.
Mnogi ljudi spremaju dokumente u mape duginih boja nadajući se vizualnom pamćenju, ali to je zamka. Boje se zaborave, mape se pobrkaju, pa se rodni list traži u poreznoj mapi.
Transparentne datoteke na istom tipu mapa, potpisane krupnim slovima na hrbatu, nemaju taj nedostatak – sadržaj je uvijek vidljiv. I na kraju: skeniranje dokumenata i pohranjivanje kopija u oblak zajedno sa sustavom datoteka stvara idealnu zaštitu od više sile.
Ako papirnati original izgori ili se utopi, uvijek postoji digitalna kopija, a ako se pokvari računalo, u datotekama ostaje papirnata arhiva. Ovakav dvoetažni sustav skladištenja dobro se isplati u prvom ozbiljnom osiguranom slučaju ili gubitku putovnice.
Pročitajte također
- Zašto kremu za cipele treba nanositi navečer, a ne prije izlaska: pravila ponašanja u obući za zaposlene ljude
- Zašto posuđe ne možete prati spužvom dulje od tri dana: istina o nehigijenskim uvjetima u kuhinji
